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問い合わせ対応の「絶対ルール」：電話で面接をしない
ここで多くの店長が犯す致命的なミスがあります。それは、電話口で条件面などの詳しい質問をしてしまい、その場で「不採用」の雰囲気を出したり、逆に満足してしまったりすることです。
✅なぜ電話を短く切り上げるべきなのか？
- 情報の非対称性：声だけでは、その人の表情や清潔感、実際のスキルを正確に判断できません。応募者の話し方や表情を直接見て判断するのが原則です。
- 生産性の向上（タイムマネジメント）：忙しい店舗運営の中で、電話対応に時間を取られるのは大きな損失です。簡潔明瞭に終えることが原則です。
- ドタキャン防止：電話を簡潔にし、「直接お会いして詳しくお話ししましょう」と期待感を持たせることで、面接への来場意欲を高めます。
💡絶対ルール：問い合わせ対応のゴールは「面接の日時を確定させること」一点に絞る。
【実践】誰が電話に出ても完璧な対応ができる「仕組み」
競合他社が「担当者が不在なので折り返します」とチャンスを逃している間に、あなたの店では「誰が出ても完璧な対応」ができる仕組みを構築しましょう。
✅成功する電話受付トークスクリプト
ピープル・ビジネス・オンライン推奨の「即戦力化を逃さない」基本ステップです。
- 第一声：「ハイ、〇〇店でございます」
- 歓迎の意向：「（アルバイト希望に対し）お電話ありがとうございます！」
- 基本確認：「お名前とご連絡先を教えていただけますか？」
- 属性確認：「学生さん（またはお勤めの方）ですか？」
- 面接設定：「面接に来られる時間を教えてください」
- 期待感の醸成：「当日は店長の〇〇がお待ちしております。場所は分かりますか？」
- 締めの挨拶：「お電話ありがとうございました。〇月〇日〇時にお会いできるのを楽しみにしております」
💡 運用の絶対ルール：ドタキャンをゼロにする「確約」の技術
電話対応は常に簡潔明瞭を心がけてください。特に、締めの挨拶で「確定した面接日時」を復唱し、応募者と改めて確約することが、ドタキャンを未然に防ぐための最も効果的な手段となります。
💡 プロのアドバイス：現場対応の重要性
本部やコールセンターが受付を代行するのはおすすめしません。現場のスタッフが対応することで、応募者は「職場の雰囲気」を感じ取ることができ、ミスマッチを防ぐ教育がこの瞬間から始まっているからです。
【最新版】メール・フォーム対応のスピードとツールの活用
求人サイトや採用ページ経由の応募は、他店との「スピード勝負」です。
- 1時間以内の返信を目指す：応募者は複数の店舗に同時に応募しています。最初に連絡が来た店が、最も「大切にされている」と感じ、面接設定率が向上します。返信が遅れることは、それだけで「店舗のイメージダウン」に直結します。
- 返信用テンプレートの活用：担当者が誰であっても、一貫した丁寧な文章で返信できるテンプレートを用意してください。
💡 即戦力ツール：Web応募への返信テンプレート
面接設定率を最大化するためには、相手に「ぜひ会いたい」と思わせる文面と、返信の手間を最小限にする工夫が必要です。ピープル・ビジネス・オンラインでは、あらゆるシチュエーションに対応した返信テンプレート集を提供しています（詳細は次の【最新版】ツール・テンプレートの閲覧・活用方法へ）